Chez Clic-en-berry, on sait mieux que personne que le partage de documents peut être un vrai casse-tête. Entre les entreprises qui ne veulent surtout pas utiliser internet ou un réseau local (non, vraiment, le fax, c’est terminé les gars), les associations poussiéreuses où seuls les stagiaires sont conscients du manque à gagner du partage de documents, et les collectivités complètement dépassées par les limites techniques et qui travaillent encore avec GroupWise  ou Lotus Note (on ne rigole pas y’a pas besoin de chercher loin dans le Cher 😞) : il est grand temps de mettre les choses au point ! Chargés de communication, sceptiques, réfractaires ou bridés par leur hiérarchie, voici 3 outils indispensables pour partager vos documents.

Préambule aux outils de partage : les besoins de votre structure

Avant de nous jeter à corps perdu dans le sujet, il faut bien un peu de théorie. Nous sommes aujourd’hui tous familier avec le concept de stockage dans le Cloud. Non non, pas le Claude Monsieur, le Cloud – le nuage quoi. Pour faire simple, le Cloud est un espace de stockage en ligne accessible depuis n’importe quel terminal.

“Anywhere, any time, any device !” – cinq mots avec lesquels vous pouvez vous la péter en réunion.

La plupart des outils limitent la capacité de stockage (et donc de partage) des documents. Les choses étant dites, on peut maintenant passer au vif du sujet. 😉

Outil n°1 : Partager vos documents avec Google Drive

Alors oui, on le concède volontiers, Google et la vie privée, c’est pas trop ça. Mais – et contrairement à d’autres services – vous pouvez accéder à vos données depuis votre compte, et désactiver la géolocalisation : Google ne continue pas à vous suivre comme Facebook.

On vous en parlait déjà il y a quelques années, pour ce qui est du partage de documents et du travail collaboratif, la suite Google reste la référence. Même Microsoft s’inspire depuis peu de certaines innovations de la firme de Mountain View – innovations pourtant vieilles de 10 ans. Le web regorge d’informations à ce sujet, mais on vous rappelle que vous pouvez…

Créer des documents collaboratifs avec Google Drive

Google dispose de son propre traitement de texte (semblable à Word), son propre tableur (semblable à Excel), son propre outil de création de diaporama, et caetera et caetera. Une suite extrêmement pratique pour la création de compte-rendus ou tout autre tâche qui nécessite une réflexion et une rédaction à plusieurs. L’agenda partagé peut aussi faciliter la gestion de vos projets et de votre équipe.

 

A cela s’ajoute un nombre ahurissant d’applications que vous pouvez synchroniser avec votre Drive (votre propre espace de stockage privé sur Google) : cartes mentales, outils pour mockups ou outils de création de site (oui oui). Tout y est T.O.U.T !

En bref :

Tous les types de documents sont acceptés	Compte Google obligatoire
15 Go gratuits	Authentification en deux étapes
Synchronisation avec de nombreux outils	Encryptage des métadonnées
Partagé avec Gmail et Google Photos

Ces 15 gigaoctets vous sont alloués dès la création d’un compte Google. Ils sont partagés entre les trois principaux services du géant américain : Google Drive, Gmail et Google Photos. En entreprise, vous pouvez passer sur une version pro et profiter de 30Go à 1To par compte.

Les photos sont quant à elles en stockage illimité si vous acceptez les dimensions et la compression de Google. Franchement c’est vachement mieux que de tout perdre parce que vous avez perdu votre smartphone !

Bon, le gros gros moins, c’est quand même que rien ne protège réellement vos informations. En effet, aux yeux de la loi américaine, Google – tout comme Dropbox – peut très bien collecter des informations sur votre entreprise via ce service. Hem.

Outil n°2 : Gérer efficacement vos projets avec Dropbox

Depuis 2017, et contrairement à ce qui se profilait en 2014, Dropbox propose lui aussi sa solution de rédaction collaborative : Dropbox Paper. Avec lui, la possibilité d’ajouter des médias dits “riches” ; comprenez que vous pouvez intégrer dans votre travail des vidéos Youtube, des liens Spotify ou Facebook.

Dropbox Paper

A notre avis, la solution Dropbox convient davantage aux petites entreprises que la suite Google. Eh oui ! Contrairement à Docs et tutti quanti, vous ne vous dispersez pas dans Dropbox Paper. Tout y est intégré intelligemment, et chaque document peut accueillir une liste des tâches, des dates d’échéances et des commentaires, la possibilité d’associer un document avec un événement dans votre agenda, enregistrer des modèles – bref : des choses qui, en entreprise, sont vitales (oui, les stickers aussi 😀).

De Office à Dropbox

Dropbox est une solution de stockage Cloud limitée dans son offre gratuite. Si vous ne payez rien, 2Go seulement vous sont alloués – une capacité ridicule digne des clés USB les plus anciennes.

Si vous comptez utiliser votre espace Dropbox pour stocker et modifier des documents Office, vous serez notifié de la dernière personne ayant modifié le fichier et, en cas de doute, Dropbox n’écrasera pas le document originel. De quoi éviter bien des déconvenues avec votre collègue du 4ème, non ?

 

Maintenant que nous avons évoqué les plus grands noms du partage de documents, sachez qu’il existe des alternatives plus légères, mais si vous cherchez l’interconnectivité vous vous devez d’opter pour ces outils incontournables !

Allez hop, un petit tableau pour vous récapituler toutes les offres de Dropbox.

Dropbox Basic	Dropbox Plus	Dropbox Professionnal	Dropbox Business
2 Go gratuits	1 To (1 000 Go)	2 To (2 000 Go)	Standard : 3 To Outils de collaboration Chiffrement sécurisé 14€ / mois
Synchronisation avec de nombreux outils	11,99€ / mois	23,99€ / mois	Advanced : Espace illimité Contrôles et sécurités supplémentaires 22€ / mois
Partagé avec Gmail et Google Photos	Dossiers hors ligne sur mobile Effacement à distance des données sur un appareil Assistance par e-mail prioritaire	Dossiers hors ligne sur mobile Effacement à distance des données sur un appareil Assistance par e-mail prioritaire Smart Sync Showcase Contrôles de partage avancés Recherche en texte intégral Historique des versions pendant 120 jours Assistance par chat prioritaire	Enterprise : solutions personnalisables, accompagnement individuel pour la gestion à grande échelle.

Suites Office et Google : vers l’assistance automatisée

Si vous utilisez déjà Gmail pour votre messagerie perso ou pro, vous avez sûrement remarqué quelques récents changements. Les réponses automatiques suggérées par la messagerie de Google (ou smart reply) ne sont que le début d’un vaste projet visant à faciliter le traitement de vos mails, de vos documents, de votre comptabilité – et tout ce qui s’en suit.

 

 

 

Google ne compte pas s’arrêter là puisqu’une aide à la composition des messages (smart compose) devrait bientôt arriver partout en français. A l’instar d’une saisie sur smartphone, votre messagerie pourra compléter, toute seule comme une grande, le contenu même de vos messages. Ah et attendez, cette IA sera capable d’identifier le registre de langue employé avec tel ou tel destinataire. Comprenez par là qu’elle saura à même d’improviser, que vous vous adressiez à votre mère ou à votre R.H. Oui.

 

Quel intérêt pour vos travaux collaboratifs ? Un précieux gain de temps dans la rédaction de vos messages (corrections grammaticales et syntaxiques directement dans Google Docs) ; l’intégration automatique des informations telles que les prises de rendez-vous dans vos calendriers. Allez allez, on s’arrête là pour vous parler du principal concurrent, Microsoft.

Outil n°3 : La suite Office et la collaboration

Parce que la suite Office (Word, Excel, Powerpoint) a évolué très vite, qu’elle reste payante, et que peu d’employés de bureau s’attardent réellement sur ces fonctions, les solutions proposées par Microsoft sont un peu passées à la trappe aux yeux du grand public.

Et pourtant, sachez que Word ou PowerPoint peuvent désormais vous suggérer des images liées aux mêmes sujets, traduire automatiquement des termes dans vos documents, ou générer automatiquement graphiques et représentations les plus utiles à votre projet.

 

Bien exploités, ces outils peuvent faire gagner un temps fou ! Bon, petite info bonus parce qu’elle est quand même incroyable : Microsoft Office 365 comporte également son propre réseau social, Yammer – le réseau social d’entreprise officiel de Office. Il serait tout bonnement capable d’analyser les compétences des différents participants à un projet et de les notifier en priorité pour telle ou telle tâche à effectuer sur un Excel, un Word, ou un diaporama.  Toutes ces solutions devraient bientôt se démocratiser dans nos entreprises avec un seul et même nom : Microsoft Search.

Les outils collaboratifs : nos conclusions

Si vos projets collaboratifs se limitent à quelques échanges, privilégiez la solution de Google. Héberger vos fichiers textes ou vos images sur un petit espace de stockage (15Go) vous permettra d’accéder à n’importe quel moment et n’importe quand à vos documents.

Si, en revanche, vous souhaitez collaborer efficacement au sein de votre entreprise, nous vous conseillons la solution proposée par Dropbox : Dropbox Paper. Exhaustif, particulièrement fluide et taillé pour la gestion de projet – nul doute qu’il saura séduire les petites et moyennes structures.

Enfin, pour les plus grosses structures, nul doute que les solutions proposées par Microsoft feront la différence dans votre productivité.