
Chez Clic-en-berry, on sait mieux que personne que le partage de documents peut être un vrai casse-tête. Entre les entreprises qui ne veulent surtout pas utiliser internet ou un réseau local (non, vraiment, le fax, c’est terminé les gars), les associations poussiéreuses où seuls les stagiaires sont conscients du manque à gagner du partage de documents, et les collectivités complètement dépassées par les limites techniques et qui travaillent encore avec GroupWise ou Lotus Note (on ne rigole pas y’a pas besoin de chercher loin dans le Cher 😞) : il est grand temps de mettre les choses au point ! Chargés de communication, sceptiques, réfractaires ou bridés par leur hiérarchie, voici 3 outils indispensables pour partager vos documents.
Préambule aux outils de partage : les besoins de votre structure
Avant de nous jeter à corps perdu dans le sujet, il faut bien un peu de théorie. Nous sommes aujourd’hui tous familier avec le concept de stockage dans le Cloud. Non non, pas le Claude Monsieur, le Cloud – le nuage quoi. Pour faire simple, le Cloud est un espace de stockage en ligne accessible depuis n’importe quel terminal.
“Anywhere, any time, any device !” – cinq mots avec lesquels vous pouvez vous la péter en réunion.
La plupart des outils limitent la capacité de stockage (et donc de partage) des documents. Les choses étant dites, on peut maintenant passer au vif du sujet. 😉
Outil n°1 : Partager vos documents avec Google Drive
Alors oui, on le concède volontiers, Google et la vie privée, c’est pas trop ça. Mais – et contrairement à d’autres services – vous pouvez accéder à vos données depuis votre compte, et désactiver la géolocalisation : Google ne continue pas à vous suivre comme Facebook.
On vous en parlait déjà il y a quelques années, pour ce qui est du partage de documents et du travail collaboratif, la suite Google reste la référence. Même Microsoft s’inspire depuis peu de certaines innovations de la firme de Mountain View – innovations pourtant vieilles de 10 ans. Le web regorge d’informations à ce sujet, mais on vous rappelle que vous pouvez…
Créer des documents collaboratifs avec Google Drive
Google dispose de son propre traitement de texte (semblable à Word), son propre tableur (semblable à Excel), son propre outil de création de diaporama, et caetera et caetera. Une suite extrêmement pratique pour la création de compte-rendus ou tout autre tâche qui nécessite une réflexion et une rédaction à plusieurs. L’agenda partagé peut aussi faciliter la gestion de vos projets et de votre équipe.

Bon, là, je suis toute seule sur le document, mais vous saisissez l’idée
A cela s’ajoute un nombre ahurissant d’applications que vous pouvez synchroniser avec votre Drive (votre propre espace de stockage privé sur Google) : cartes mentales, outils pour mockups ou outils de création de site (oui oui). Tout y est T.O.U.T !
En bref :
Tous les types de documents sont acceptés |
Compte Google obligatoire |
15 Go gratuits | Authentification en deux étapes |
Synchronisation avec de nombreux outils | Encryptage des métadonnées |
Partagé avec Gmail et Google Photos |
Ces 15 gigaoctets vous sont alloués dès la création d’un compte Google. Ils sont partagés entre les trois principaux services du géant américain : Google Drive, Gmail et Google Photos. En entreprise, vous pouvez passer sur une version pro et profiter de 30Go à 1To par compte.
Les photos sont quant à elles en stockage illimité si vous acceptez les dimensions et la compression de Google. Franchement c’est vachement mieux que de tout perdre parce que vous avez perdu votre smartphone !

Un peu paumé(e) avec tous ces outils Google ?