Je suppose que vous ne rangez  pas vos  produits d’entretiens au même endroit que vos légumes ou chaussettes !

Pour l’ordinateur, c’est la même chose ! Il ne faut pas tout mélanger !

Alors, si comme moi vous avez autre chose à faire que de perdre du temps à chercher les documents que vous avez stocké dans votre ordinateur (disque dur, cloud, clé USB), respectez ces quelques règles très simples et vous verrez la différence

Bien nommer vos dossiers (répertoires)

• CREER plusieurs dossiers dont les termes choisis pour les nommer doivent correspondre au contenu . Ne nommez pas HELENE un répertoire si son  contenu correspond à des FACTURES ou des DEVIS

• Pour avoir toujours le même tri à l’affichage, vous pouvez les préfixer par des numéros. Le plus petit étant le plus utilisé .

Bien nommer vos documents (fichiers)

• Ne pas mettre d’espace, pas de ponctuation, pas de caractères spécifiques ni accentués
  –>  Les caractères spéciaux comme  , ;  . :  !  ? /    »  # [ ] >  < %  * @ =  & ^ (  ) ‘’ « ? / ! % $ ö â ) @ è ê ä ç  … sont prohibés, ils ne sont pas compris par Windows.

• Utiliser un tiret ou tiret bas (underscore _) pour séparer les mots.

• Utiliser un nombre constant de caractères pour les chiffres en insérant un « 0 » placé au début afin de faciliter le classement et donner un ordre logique à l’affichage.

• Choisir un nom de fichier significatif mais court.
  –>  penser aux autres personnes qui auront accès au fichier ou à vous dans quelques années

• Préfixer chaque document par un trigramme significatif
  • FAC –> Facture
  • DEV –>  Devis
  • CLI –> CLIENT
  • TDB –> Tableau de bord
  • MOD –> MODELE
  • CR –> Compte rendu
  • …..

• Suffixer chaque document par son statut à Le statut doit être la dernière information avant l’extension du fichier (.pdf, .doc, .jpg par ex).
  • P ou (en cours) pour un document de travail ou provisoire
  • V ou (AAAAMMJJ) pour une version définitive de référence

• Exemples
  • DEV-DUPONT-2014005_V1.xlsx
  • TDB-actions(encours).xlsx
  • PRG-formation-excel-init_V2.docx

Vos recherches de  documents, les recherches de vos collaborateurs

La maitrise de ces règles et leur partage faciliteront vos recherches  (CTRL+F dans windows).

Vous voulez allez plus loin

• Contactez-moi pour une formation ou un accompagnement à la mise en place d’une gestion documentaire conforme à ISO 9001:2008 – Paragraphe 4.2.3 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des documents»